Author Archives: admin

It takes hard work to be fast

(Translated by Minttu Tuominen)

We established a limited company on behalf of a customer. We were in a hurry to get the complete products to the market and thus it was important to get the new company officially registered as soon as possible. We took action quickly.

Establishing a company is easy and fast, but after that the process is really slow. First of all, it takes a couple of days to schedule a meeting with a bank. Second, at the Local Register Offices they told us that it takes about a week and a half from the National Board of Patents and Registration of Finland (PRH) to get the company on the trade register. After that the registering at the Tax Administration takes 2-3 weeks before you are registered on the prepayment and value added tax-liability registers. Practically, it takes about one month before it is possible to do business; to invoice and pay bills.

This is not ok for us. So what did we do?

We sent the founding papers forward and in two days we met with the bank. We saved a couple of days by calling the bank ourselves instead of waiting for them to call us. Due to our own busy schedules we didn’t take the papers to the Local Register Offices until the next business day. After some time we still hadn’t received the trade register entry so we decided to call the PRH. They said they had just mailed us additional questions the day before. No, no, no, we thought. We asked them on the phone what the matter was and after all we got it all figured out that afternoon. This saved us 3 business days or so. So far we had saved 5 business days total (a full business week). The following day the trade registration was completed, and we called the Tax Administration because we did not want to wait extra days before getting the rest of the registrations completed. Calling the tax office turned out to be a great decision as they told us that the normal process takes 2-3 weeks with the rest of the registrations. We explained our situation and the officer promised to take care of it right away. Again, we saved 2-3 weeks and all the registrations were now completed. In total, we saved 3-4 weeks, meaning we could start the business 3-4 weeks earlier than expected.

This case shows that working a little harder and driving your own issue actively forward can get the company faster to the market. In this case it took 2,5 weeks, which is 3-4 weeks faster than normal.

Even if a new, small business has all the possibilities to be fast, someone outside the company, such as the partners, customers, PRH or the tax office, slows it down. You can’t control the whole process but what you can control is some small parts in it. After all, it is good to know that it takes hard work to be fast.

P.S. Many companies think it is more important to be cost-efficient (to minimize amount of work and costs) than fast. That must be somewhat easier…

On työlästä olla nopea

Fasilitoimme asiakkaan puolesta osakeyhtiön perustamista. Meillä oli kiire saada valmiit tuotteet markkinoille ja sitä varten oli tärkeää saada uusi yhtiö myös virallisesti rekisteröityä. Ryhdyimme ripeästi hommiin.

Osakeyhtiön perustaminen on tehty helpoksi ja nopeaksi, mutta sen jälkeen alkaa hitaus. Pankkitapaaminen järjestyy muutamassa päivässä. Maistraattissa kerrottiin, että Patentti- ja rekisterihallituksella (PRH) kestää noin puolitoista viikkoa saada yhtiö kaupparekisteriin. Sen jälkeen verottajan pitää tehdä omat rekisteröinnit (arviolta 2-3 viikkoa) ja vasta sitten olet ennakkoperintä- ja arvolisäverorekistereissä. Eli noin kuukausi menee ennen kuin on käytännössä mahdollista tehdä liiketoimintaa; lähettää ja maksaa laskuja.

Lähetimme perustamispaperit eteenpäin ja kahden päivän kuluttua olimme pankkitapaamisessa. Säästimme varmaan pari päivää kun otimme pankkiin itse yhteyttä emmekä odottaneet heidän soitoa. Omien kiireiden takia menimme vasta seuraavana arkipäivänä Maistraattiin viemään paperit. Kun kaupparekisteröintiä ei kuulunut, soitimme PRH:lle. He olivat kuulemma juuri edellisenä päivänä postittaneet lisäkysymyksiä postitse meille. Ei ei ei, ajattelin. Tiedustelin mistä kyse ja sain loppujen lopuksi hoidettua asian saman iltapäivän aikana. Olimme säästäneet arviolta 3 päivää. Nyt siis 5 päivää eli viikko säästettynä. Seuraavana päivänä rekisteröinti oli siis kunnossa ja soitimme verottajalle. Emme halunneet vaan odotella, että milloin loput tarvittavat rekisteröinnit tulisi kuntoo. Soitto verottajalle oli loistoidea, sillä kuulimme, että arviolta 2-3 viikoa menisi rekisteröinteihin. Kerroimme tilanteen ja virkailija lupasikin hoitaa asian välittömästi. Säästimme taas 2-3 viikkoa ja rekisteröinti kunnossa. Kokonaissäästö on 3-4 viikkoa eli niin paljon aikaisemmin voimme aloittaa liiketoiminnan tosissaan.

Tämä keisi on hyvä esimerkki siitä, että tekemällä itse hieman enemmän töitä ja ajamalla omaa asiaa aktiivisesti eteenpäin, pääsee huomattavasti nopeammin markkinalle uutena yhtiönä. Meidän tapauksessamme meillä meni 2,5 viikkoa ja ennuste oli hitaalla “normaaliprosessilla”3-4 viikkoa enemmän.

Vaikka uudella ja pienellä yrityksellä on itsellään kaikki mahdollisuudet olla nopea, niin käytännössä hitaus tulee yrityksen ulkopuolelta; usein yhteistyökumppaneista, asiakkaista tai – niin kuin tässä tapauksessa – PRH:lta ja verottajalta. Kaikkeen ei voi vaikuttaa, mutta yleensä aina johonkin osaan kokonaisprosessista voi. Kuitenkin on hyvä tietää, että on työlästä olla nopea.

P.S. Monelle yritykselle on tärkeämpää olla tehokas (minimoida oma työ ja kustannukset) kuin nopea. Silloin on varmaan paljon helpompaa….

 

Sustainable business results require “open-to change” mindset and good change condition through the whole organization

Market conditions are changing rapidly and one of the major challenges companies have is leading the change to achieve better results. The change is crucial to gain new business, improve competitiveness and create new innovations. Based on our discussions and experience the main challenge is to get the change process ongoing and to achieve sustainable results.

Continue reading

Pysyvien muutosten saavuttaminen edellyttää motivoituneita työntekijöitä sekä organisaatiolta hyvää muutoskuntoa

Markkinat muuttuvat nopeasti joten eräs yritysten tärkeimmistä tavoitteista – ja samalla vaikeimmista haasteista – on muutoksen aikaansaaminen. Muutoksilla haetaan erityisesti innovatiivisuutta, uutta liiketoimintaa ja kilpailuetua. Keskusteluissamme organisaatioiden muuttumisesta on noussut pintaan, miten muutosprosessi saadaan alkuun ja miten siitä saadaan pysyvä.

Continue reading